ZAMAN YÖNETİMİ: SON TAHLİLDE HEPİMİZ İÇİN 24 SAAT :)
Zaman herkese eşit verilmiş olan nadide bir değer, evet gerçekten hepimiz için 24 saat. Hayatımızdaki farklı eşitsizliklerin aksine zaman; zengin-fakir, yaşlı-genç demeden herkes için 24 saat.
Fakat herkesin zamanı algılaması birbirinden çok farklı. Kimimiz zamanın bir türlü yetmediğini ve kimimiz de zamanın bir türlü geçmediğini iddia ederiz. Öğrencilik yıllarından başlayan ve iş hayatında da devam eden bitmeyen bir “zaman sorunsalımız “vardır. Öğrenciyken dersleri yetiştirememek, çalışırken de işleri yetiştirememek nedeniyle dilimize pelesenk olmuş “zamanım yok, zaman yetmiyor ki…” sözleri size de tanıdık geliyor mu? “Evet, aynen” dediğinizi duyar gibiyiz. O halde bakınız yalnız değilsiniz: Universum’un 2019’da yaptığı Türkiye’nin Gençleri İş Yaşamından Ne Bekliyor? araştırmasına göre hem gençler hem çalışanlar hem Y kuşağı hem de Z kuşağı problem çözme ve sorumlulukta kendilerini güçlü görürken en çok geliştirmek istedikleri yetkinlikler ise zaman yönetimi ve esneklik olarak ortaya çıkmış. Okul hayatında yetkinlik gelişimi yatırımı yeterli olmadığı için zaman yönetimi konusunu çözme işi ya size düşüyor ya da iş hayatında eğitime yatırım yapan şirketlere.
Zaman yönetimi aslında zamanı değil kendimizi yönetmektir.
Bu nedenle öncelikle kendi kendimizi motive etmeli, odaklanıp işlerimizi bitirdiğimizde kendimizi daha iyi hissedeceğimizi kendimize hatırlatmalıyız.
Zamanı verimli kullanmak için işe kendi önceliklerimizi planlamaktan başlamalıyız. Önceliklerimizi doğru belirlemeli, bunların hedeflerimizle ve değerlerimizle ne kadar örtüştüğünü sorgulamalıyız. Önceliklerimiz doğrultusunda yapılacak işler listesi yapmak kaçınılmazdır ancak bu listenin gerçekçi olduğundan ve aklımıza gelen her işi yazarak listeyi gereksiz yere şişirmediğimizden emin olmak şartıyla. Peki yapılacaklar listemiz uzadığında zamanımızı verimli kullanmak adına ne yapmalıyız? Üstlendiğimiz görevleri önem ve önceliklerine göre azaltabilir, sorumluluklarımızı gözden geçirebiliriz. Diğerlerinin bizden beklediği işler ile bizim önceliklerimizin uyup uymadığına bakabiliriz. Ayrıca kendimizi yönetmekte ve zamanı verimli kullanmakta kilit nokta ise “hayır” diyebilmektir. Kendi önceliklerinizi, acil ve önemli işlerinizi aksatacak taleplere hayır demeyi öğrenin ve bundan çekinmeyin.
Yapılacaklar listenizi bitirme ya da teslim tarihlerine göre günlük, haftalık ya da aylık olarak planlayabilirsiniz. Her işe ne kadar zaman ayıracağınızı düşünmek, hangi gün hangi işi yapacağınızı tek tek yazmak zamanınızı doğru hesaplamanızı sağlayacaktır. Bu sayede bazı işlere gereğinden fazla zaman ayırdığınızın ya da bazı işler için yetersiz zaman planı yaptığınızın ayırdına varabilirsiniz. Yaptığınız zaman planlarına sadık kalmak veriminizi arttırmaya yardımcı olacaktır ancak gerektiğinde planlarınızı revize etmekten ve değiştirmekten de kaçınmayın.
Zaman planlamalarınızda esnek olun, ihtiyaçlara göre planlarınızı beklenen yönde değiştirin, geliştirin ve görecekseniz bu size hem işler hem de zaman bakımından daha fazla verim sağlayacak.
Gelelim işleri ertelemeyi bir gelenek haline getirenlere. Zamanım yok bahanesiyle işleri ertelemek, sorumluluktan kaçmak size çok daha olumsuz geri dönüşlere sebep olabilir. Örneğin kötü bir sınav sonucu ya da başarısız bir performans değerlendirmesi sonucu gibi. Erteleme alışkanlığını bıçak gibi kesemeyeceğimize göre bu alışkanlığı olanların konuya farklı bir açıdan bakmalarını sağlayacak bir araştırma sonucundan bahsetmek faydalı olabilir. Bir işe tam motive olmuşken ya da yaratıcılık gerektiren bir işle uğraşırken ara vermek o işi demlendiriyor ve tekrar başına oturduğunuzda yeni fikirlerle, farklı bakış açılarıyla hedefe ulaşabiliyorsunuz. Bununla birlikte, işe verilen erteleme süresi uzarsa yaratıcılık sekteye uğruyor ve zamanı yetiştirememe baskısı oluşacağı için hedefe ulaşmak zorlaşıyor. Ezcümle ertelemeyi de kendi lehimize kullanmak bizim elimizde yani ertelemenin de zamanını yöneterek bunu fikirlerimizi demlendirmek ve yaratıcılığımızı arttırmak için kullanabiliriz.
Etkili zaman yönetimi için geliştirilen pratik teknikler mevcut. Bu teknikleri öğrenci ya da çalışan olarak rahatlıkla kullanabilir, işlerinize ya da ders çalışma planınıza göre uyarlayabilirsiniz. Eisenhower Matrisi bu tekniklerin en bilinenlerinin başında gelir. Evet doğru anladınız bu teknik ABD eski başkanlarından Eisenhower tarafından geliştirilmiştir, isim benzerliği değil. Bu teknikte yapılması gereken işler dörde ayrılmış olarak bir koordinat çizilir ve buna göre öncelik sırasına konulur.
1. Acil Olmayan – Önemsiz İşler: Sorumluluk alanımız dışındaki işler yani daha çok keyif almaya ve zaman geçirmeye yönelik işlerdir. Ne dersiniz sosyal medya gezintileri, dizi platformları gibi işler bu kategoriye girer mi? Zaman planı yaparken bu işlere bir zaman kısıtı koyarak ve bunu takip ederek zamanı daha verimli kullanabilirsiniz.
2. Acil – Önemsiz İşler: Daha çok başkalarının ricası ya da beklentisi olan, hayır diyemediğimiz işler bu kategoride yer alır. Sizin değil başkalarının önceliği olan işlere ya hayır deyin ya da mümkünse delege edin, bir başkasının yapmasını sağlayın.
3. Acil Olmayan – Önemli İşler: Teslim süresine daha çok vakit olan bir proje ya da iki ay sonra gireceğiniz finaller buna iyi bir örnek olabilir. Bu işler acil olmasa da ertelemeye gelmez, tam tersine çok iyi bir planlama, ön hazırlık gerektirir.
4. Acil – Önemli İşler: Hemen yapılmadığında sorun yaratacak işlerdir. Bu işlere örnek olarak yöneticiden son anda gelen bir işi, projelerde istenen ani bir değişikliği verebiliriz. Zaman planlarınızda bu tarz işler için boşluklar bırakmak iyi bir fikir olabilir ve bu durumlar oluştuğunda stresinizi azaltmaya yardımcı olur.
Bu teknikten faydalanarak ve kendi gerçeklerinizin de farkında olarak zaman planınızı verimli bir şekilde oluşturabilirsiniz. Bunun sonucunda ilk fark edeceğiniz şey; zaman yetmemesiyle ilgili şikayetlerinizin azalması olacak, emin olabilirsiniz. Zaman planlarımıza uygun davrandığımızda, işlerimize odaklanıp hedefe ulaştığımızda, zamanı verimli yönettiğimizi düşündüğümüz durumlarda kendimize küçük ödüller verebiliriz. Unutmayın illaki bir başkasının sizi ödüllendirmesi gerekmiyor. Davranışlarımızı değiştirdiğimizde duygularımızın da değişileceğini unutmamalıyız. İşlerimizi ertelediğimizde içimize çöken sıkıntı ve pişmanlık duygusunun, işleri zamanında yetiştirdiğimizde ve zamanı verimli kullandığımızda mutluluk ve huzur duygusu ile yer değiştirdiğini göreceksiniz.
Sonuç olarak zamanı değil kendimizi yönettiğimizin bir kere daha altını çizerek zaman yönetimine farklı bir boyuttan bakmanızı sağlayacak bir öneriyle yazımızı sonuçlandıralım: Doğan Cüceloğlu – Zamanı Değerlendirmek ve Zaman Yönetimi (Youtube) Pandemi zamanında çekilmiş bu kısa videoyu izlemek için zaman planınızdan 13 dakika ayırmanızı tavsiye ederiz :)